Avana: Cloud-Verwaltungssystem für Sprachschulen

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Ein marktreifes Cloud-Produkt für Sprachschulen: Teilnehmende, Lehrkräfte, Kurse, Online-Prüfungen, Kursgebühren, Video-Shop und Zertifikate. Mit Monatsabo, 30 Tagen kostenlosem Test und SMS-Login.

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Überblick

Avana bündelt die gesamte Arbeit einer Sprachschule in einem System: Aufnahme, Stundenplan, Anwesenheit, Online- und Einstufungstests, Kursgebühren, Verkauf von Lernvideos, Zertifikate und Finanzberichte. Avana ist als SaaS gebaut. Jede Schule registriert sich selbst, nutzt das System 30 Tage kostenlos und bucht danach einen Tarif. Jede Schule hat eigenen Namen, eigenes Logo und eigene Farben, und die gesamte Oberfläche, von der Login-Seite bis zum PDF-Zertifikat, erscheint im Branding dieser Schule.

Ausgangslage

Sprachschulen erledigen die Anmeldung meist in einem Programm, die Buchhaltung in einem anderen und Prüfungen und Anwesenheit von Hand. Das Ergebnis: doppelte, widersprüchliche Daten, langwierige Finanzberichte und offene Gebühren, die untergehen. Bestehende Software muss entweder für jede Schule einzeln installiert und gewartet werden oder erlaubt kein eigenes Branding.

Lösung

Ich habe eine mandantenfähige Plattform gebaut, die Daten, Branding, Zahlungs-Gateway und SMS-Panel jeder Schule strikt trennt. Eine neue Schule registriert sich in wenigen Minuten, und ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden begleitet sie bis zum ersten Kurs und zur ersten Anmeldung. Der Plattformbetreiber verwaltet alle Schulen, Tarife, Abo-Umsätze und Einwilligungen über eine eigene Konsole.

So habe ich es gebaut

01
Kern des Systems ist das Modell „Schule“, an dem alle Daten hängen: Teilnehmende, Lehrkräfte, Kurse, Termine, Zahlungen. Jede API filtert nach der Schule des Nutzers, sodass keine Schule die Daten einer anderen sieht.
02
Das Abo-System arbeitet mit konfigurierbaren Tarifen (Test, Basis, Komplett), die Teilnehmerzahl, Lehrkräfte und Funktionen begrenzen. Bezahlt wird online über ein Bank-Gateway oder per Überweisung mit Belegprüfung, mit automatischen Erinnerungen 7, 3 und 1 Tag vor Ablauf.
03
Alle Rollen (Leitung, Lehrkraft, Teilnehmende) registrieren sich und melden sich mit Handynummer und Einmal-SMS-Code an. Passwort vergessen und ändern laufen über denselben Weg.
04
Sobald die Wochentage und Uhrzeiten eines Kurses festgelegt sind, entstehen alle Termine automatisch im Kalender, und die Anwesenheit wird direkt dort erfasst.
05
Online-Prüfungen mit Fragenpool, automatischer Einstufung sowie automatischer und manueller Korrektur. Ein gemeinsamer Pool mit über 700 Fragen kann als Zusatzdienst für Schulen freigeschaltet werden.
06
Video-Shop der Schule: Die Leitung legt Video-Abos und Themenpakete an, Teilnehmende kaufen sie, und der Zugang öffnet sich erst nach der Zahlung. Das Geld geht direkt auf das Konto der Schule.
07
Abschlusszertifikate werden als PDF mit persischer Schrift und im Branding der Schule ausgestellt, mit QR-Code und einer öffentlichen Seite zur Echtheitsprüfung.
08
AGB und Datenschutzerklärung sind versioniert, und jede Einwilligung (Nutzer, Version, Zeitpunkt, IP) wird gespeichert und ist exportierbar. Über 100 automatisierte Tests sichern die kritischen Bereiche ab.

Funktionen

Mandantenfähiger Cloud-Dienst mit getrenntem Branding und getrennten Daten je Schule
Selbstregistrierung von Schulen mit 30 Tagen kostenlosem Test
Monats- und Jahrestarife, online oder per Überweisung bezahlbar
SMS-Code-Login für Leitung, Lehrkräfte und Teilnehmende
Dashboard mit echten Daten: Umsatz, 30-Tage-Trend, offene Gebühren, heutige Termine
Kurseinteilung, automatische Terminerzeugung und Anwesenheit
Online-Prüfungen, Einstufungstest und gemeinsamer Fragenpool
Shop für Lernvideos mit Abos und Themenpaketen
PDF-Zertifikate mit QR-Code und Prüfseite
Betreiberkonsole zur Verwaltung aller Schulen
Vollständiger Dark Mode und komplett responsive Oberfläche
Unterstützung für 15 Unterrichtssprachen und den persischen Kalender

Ergebnis

Aus einer internen Software für eine einzelne Schule wurde ein marktreifes Cloud-Produkt. Jede Schule startet ohne technische Einrichtung in wenigen Minuten und verwaltet ihren gesamten Lehr- und Finanzbetrieb, von der Anmeldung bis zu Gebühren und Zertifikaten, an einem Ort.